Quản lý bài thuốc, thang thuốc cho phòng khám đông y: từ sổ chép tay đến kho tính theo gram

Ba chỗ phòng khám đông y hay thất thoát mà ít khi nhận ra

Ở phần lớn phòng khám đông y quy mô nhỏ, bài thuốc nằm trong đầu bác sĩ hoặc trong một cuốn sổ, còn việc bốc thuốc dựa vào kinh nghiệm của người phụ trách kho. Cách làm này vẫn chạy được khi mỗi ngày chỉ vài đơn, nhưng khi lượng bệnh nhân tăng, ba chỗ sau bắt đầu rò rỉ:

• Gia giảm không được ghi lại: bác sĩ thêm, bớt vị cho từng bệnh nhân nhưng chỉ dặn miệng. Lần tái khám sau không ai nhớ chính xác lần trước đã dùng gì.
• Xuất kho theo cảm tính: thuốc bốc ra theo đơn nhưng không trừ sổ kho ngay, đến cuối tháng kiểm kê mới thấy lệch mà không biết lệch ở đơn nào.
• Giá bán không theo kịp giá vốn: giá dược liệu đầu vào thay đổi theo mùa vụ, nhưng giá bán một liệu trình thuốc thang vẫn giữ con số từ năm trước, biên lợi nhuận mỏng dần mà không ai để ý.

Đơn thuốc thang phải ghi những gì theo Thông tư 55/2025/TT-BYT

Thông tư 55/2025/TT-BYT quy định kê đơn thuốc cổ truyền, thuốc dược liệu, có hiệu lực từ 01/03/2026. Với đơn thuốc thang, Điều 8 yêu cầu một số điểm mà phòng khám nên đưa thẳng vào mẫu đơn hoặc phần mềm, để không phải nhớ:

• Tên vị thuốc ghi theo Dược điển hoặc tên thường dùng, không ghi tên khoa học, không viết tắt.
• Ghi rõ khối lượng, đơn vị tính và số thang. Vị thuốc dưới 10 gam phải ghi số 0 phía trước, ví dụ "06 g".
• Nếu khối lượng một vị vượt mức thông thường, người kê phải ghi khối lượng bằng số và bằng chữ, kèm dòng "tôi kê liều này".
• Vị thuốc chế từ dược liệu thuộc Danh mục dược liệu độc (Thông tư 13/2024/TT-BYT) phải ghi khối lượng bằng số và bằng chữ.
• Hướng dẫn cụ thể cách sắc, cách uống và thời gian uống.
• Trẻ dưới 72 tháng tuổi phải ghi số tháng tuổi và cân nặng.

Xây danh mục vị thuốc và bài thuốc mẫu: làm kỹ một lần, dùng cả năm

Phần tốn công nhất khi chuyển từ sổ sang phần mềm không phải là nhập đơn hằng ngày, mà là dựng danh mục ban đầu. Làm đúng thứ tự dưới đây sẽ đỡ phải sửa đi sửa lại:

• Bước 1, chuẩn hoá tên vị thuốc: mỗi vị chỉ một tên duy nhất, theo Dược điển hoặc tên thường dùng. Gộp các cách viết khác nhau của cùng một vị trước khi nhập, nếu không kho sẽ tách thành hai mặt hàng.
• Bước 2, gắn đơn vị và giá vốn: đơn vị tính thống nhất là gram, giá vốn tính theo gram từ hoá đơn nhập gần nhất.
• Bước 3, phân nhóm: gắn nhóm bệnh và phân loại cho từng vị và từng bài thuốc để sau này tìm nhanh và thống kê được.
• Bước 4, dựng bài thuốc nền: nhập các bài thuốc dùng thường xuyên, mỗi bài gồm danh sách vị, khối lượng mỗi vị, số ngày mặc định và cách dùng.
• Bước 5, đặt mã ngắn: mã bài thuốc ngắn, dễ nhớ giúp bác sĩ gõ vài ký tự là tìm ra khi đang khám.

Mẹo: bắt đầu từ 20 bài thuốc dùng nhiều nhất

Đừng cố nhập toàn bộ sổ bài thuốc ngay tuần đầu. Hãy lật lại sổ khám ba tháng gần nhất, đếm xem bài thuốc nào được kê nhiều nhất. Thông thường một nhóm nhỏ bài thuốc chiếm phần lớn số đơn. Nhập nhóm đó trước, dùng thật trong hai tuần, sửa lại những chỗ bất tiện, rồi mới nhập tiếp phần còn lại.

Cách này giúp bác sĩ thấy lợi ích ngay ở những đơn họ kê hằng ngày, thay vì phải chờ cả tháng nhập liệu mới dùng được.

Tính giá vốn một thang thuốc: công thức đơn giản nhưng hay bị bỏ qua

Giá vốn một thang bằng tổng của khối lượng từng vị nhân với giá vốn theo gram của vị đó. Giá vốn cả liệu trình bằng giá vốn một thang nhân số thang. Ví dụ minh hoạ dưới đây chỉ để thấy cách tính, tên vị và giá đều là giả định:

• Khi giá nhập một vị thay đổi, giá vốn mọi bài thuốc có vị đó cũng đổi theo. Đây là lý do nên để phần mềm tự tính thay vì tính tay một lần rồi để đó.
• Đặt lịch xem lại giá bán các bài thuốc chủ lực mỗi quý, so với giá vốn mới nhất.

Trừ kho theo đơn: vì sao nên chờ bệnh nhân thanh toán

Kê đơn chưa chắc bệnh nhân lấy thuốc: có người đổi ý, có người hẹn hôm khác mới lấy. Nếu trừ kho ngay lúc kê, số tồn sẽ lệch mỗi khi đơn bị huỷ. Cách làm an toàn hơn là khi bác sĩ kê, hệ thống lập sẵn một phiếu xuất ở trạng thái chờ, tính bằng khối lượng từng vị nhân số thang, và chỉ duyệt phiếu khi bệnh nhân thanh toán.

• Cuối ngày, đối chiếu phiếu xuất đã duyệt với số đơn đã thu tiền. Hai con số này phải khớp nhau.
• Vị thuốc nào chưa liên kết với mặt hàng trong kho cần được cảnh báo ngay, nếu không sẽ âm thầm không bị trừ.
• Kiểm kê định kỳ những vị có giá trị cao hoặc dễ hao hụt, nhập trước xuất trước và theo dõi hạn dùng của từng lô dược liệu.

Sổ tay, Excel hay phần mềm: so sánh nhanh

Không phải phòng khám nào cũng cần phần mềm ngay. Bảng dưới đây giúp bạn tự đánh giá mình đang ở đâu:

ERP-X đang làm được gì, và chưa làm được gì

Để bạn so sánh công bằng khi xem các phần mềm khác, đây là phạm vi thực tế của phân hệ thuốc đông y trong ERP-X hiện nay:

• Đã có: danh mục vị thuốc với mã, tên, đơn vị gram, giá vốn, nhóm bệnh, khối lượng mặc định và liên kết với mặt hàng trong kho.
• Đã có: bài thuốc mẫu gồm danh sách vị và khối lượng, số ngày mặc định, giá bán, cách dùng. Giá vốn bài thuốc được tự tính từ các vị.
• Đã có: bác sĩ tìm bài thuốc theo tên, mã hoặc nhóm bệnh ngay trong phiếu khám, chỉnh số ngày cho từng bệnh nhân và in đơn thuốc đông y.
• Đã có: kê đơn xong hệ thống tự lập phiếu xuất kho chờ duyệt, duyệt khi bệnh nhân thanh toán, và báo những vị chưa liên kết kho.
• Chưa có: gia giảm từng vị ngay trên đơn của một bệnh nhân. Hiện cần chỉnh trên bài thuốc mẫu hoặc thêm một bài riêng.
• Chưa có: tự cảnh báo vị thuốc độc hoặc số ngày vượt giới hạn, và chưa liên thông Hệ thống đơn thuốc quốc gia.

Muốn chuyển sổ bài thuốc sang phần mềm? Phần này nên có người cùng làm

Khó nhất là bước chuẩn hoá danh mục ban đầu: gộp tên vị trùng, chốt giá vốn theo gram, chọn bài thuốc nào nhập trước. Làm sai ở bước này thì phần mềm nào cũng cho ra số liệu lệch.

Nếu bạn muốn, mang theo sổ bài thuốc hoặc file Excel đang dùng, đội ngũ ERP-X sẽ cùng bạn xem trong 15 phút và chỉ ra nên chuẩn hoá chỗ nào trước, kể cả khi cuối cùng bạn chọn một phần mềm khác.